8千名國稅局員工改用OpenOffice
iThome 2013/1/18
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| 考慮到更新微軟Office版本的授權費用過高，又希望使用開放格式的辦公作業軟體，財政部財政資訊中心導入OpenOffice，時經1年使用員工數已達8千多名，也省下1億3千萬元的軟體授權費 |
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 財政部財政資訊中心加上臺灣5地區的國稅局導入OpenOffice辦公軟體，目前共計8千多名員工使用，更預計在今年大幅移除原有的微軟Office軟體，只會保留5％的Office軟體授權，用於轉換對外交換的文件檔案。 在2011年時，財政資訊中心和5地區國稅局（含臺北國稅局、高雄國稅局、臺灣省北區國稅局、臺灣省中區國稅局和臺灣省南區國稅局）接下了一個政府招案， 這些單位將會有密切的合作，自然文件檔案交換頻率也會增加，同時，又面臨機關內部Office軟體版本過舊，大都是微軟舊版的Office 2000或Office 2003，正好是辦公軟體的升級時機。 但是考慮到全部換新的Office軟體授權費用並不便宜，Office 2007以上版本的使用介面也和過去大不相同，財政資訊中心就開始考慮，既然使用者都要適應新介面，那不如趁這個機會導入開放格式的辦公軟體。 因為財政部屬公家機關，大部分屬敏感資料，所以辦公軟體在線上操作較有洩漏資料的疑慮，在這個考量之下，像Google雲端作業軟體自然就不在考慮範圍內。 負責導入這次專案的財政部財政資訊中心助理設計師曾政龍表示，當時財政資訊中心想買斷授權，又希望不被軟體格式限制，因此同時評估了3個自由軟體方案，分別是LibreOffice、OpenOffice和EIOffice。 但實際比較過後，發現EIOffice不夠自由，輸出的文件檔並不是ODF的開放格式，而LibreOffice對使用者使用問題的支援較不足，有問題時沒辦法立即解決。最後，財政資訊中心才選擇OpenOffice作為替換微軟Office的選擇方案。 高層主管出席教育訓練帶頭導入 決定好軟體後，財政資訊中心從2011年11月起，就開始進行OpenOffice的一連串導入措施。 首先是舉辦財政資訊中心以及5區國稅局的OpenOffice內部說明會，但重要的是，每次有內部說明會，財政資訊中心主任蘇俊榮，以及各國稅局的高層主管都會親自出席，來支持這個專案導入。 此外，蘇俊榮更會在很多公開場合宣導Open Office的好處。在推廣期間，財政資訊中心和5區國稅局甚至共同舉辦了「OpenOffice.org學習成果文件競賽」，透過競賽讓使用者熟悉這套軟體。 曾政龍表示，這次的專案能夠導入成功，有很大原因來自於高階主管的支持與親身力行，帶領底下員工嘗試和過去不同的辦公作業軟體環境。 |
投入人力幫助使用者轉換
OpenOffice和微軟Office的文件格式仍有不相容之處，例如微軟Office的Word文件檔轉存成OpenOffice文件檔時，就可能發生版面格式錯誤的問題。
曾政龍表示，財政資訊中心原本就知道這個問題，他們最常用的又是Excel的試算表功能，萬一因格式錯誤，例如原本要填入A格的資料反而填入了B格，文件 內容就可能無法使用。因此在導入前，財政資訊中心就先花了一番工夫分析文件，知道哪些文件格式，容易造成格式轉換的版面錯誤。
最後的結果是，大約44％的文件在不同Office軟體轉換時，會出現格式錯誤，使用者得手動調整文件格式，但有56％的文件能夠自動轉換成功。透過這樣的分析，財政資訊中心在實際導入時，也能知道針對哪些文件，必須加強協助使用者進行文件轉換的教學。
要將過去財政資訊中心的文件都轉為ODF開放格式，是件不小的工程，為了解決使用者的軟體使用問題，財政資訊中心不僅提供線上諮詢和電話專線，讓使用者擁 有連絡窗口解決問題，曾政龍更依人數為單位，最少10~20人、最多40人為一組，配置1個種子人員以面對面解決OpenOffice使用及文件轉換問 題。
保留5％舊版軟體作為對外文件交換緊急窗口
財政資訊中心加上5區國稅局目前已共計8千多名員工使用OpenOffice，內部文件流通也採ODP檔案格式。但是對外的文件交換，仍有相容問題存在，因為其他政府機關大都還是使用微軟Office，和OpenOffice文件檔案格式並不相容。
因此財政資訊中心的應對方式是，如果只是提供瀏覽而不讓對方編輯的文件，那就採PDF格式來交換；但如果是需要交給上級機關修改的文件，例如行政院或立法 院，那就將這些文件檔案在OpenOffice中，轉存成微軟Office文件的格式，舉Word來說，再另存成Doc格式。
另外，有時候政府機關也會有急迫性公文下達，要財政資訊中心與國稅局快速回覆，所以在對外窗口上，仍會保留5％的微軟Office軟體授權，來快速編輯與回覆文件，以免收到緊急公文時還得先轉檔成ODF，編輯完成再轉存成Doc檔案。
財政資訊中心與5區國稅局目前共計已在其內部14,039臺個人電腦上導入OpenOffice，財政資訊中心估算，省下了約1億3千萬元的軟體購置費用。文⊙楊晨欣
